Os chatbots, também chamados de robôs de comunicação, surgem a partir de um software de interação pessoal. Eles atuam como viabilizadores da comunicação automatizada, interagindo com pessoas de forma rápida e eficaz, permitindo que uma empresa esteja virtualmente presente 24h por dia, sete dias por semana, tornando-se extremamente atrativo para o mundo dos negócios.
Os chatbots mais avançados já utilizam a Inteligência Artificial para aprender com cada interação, o que os torna ainda mais eficazes a cada nova conversa.
Dinamização da comunicação pelo uso de chatbots
Os chatbots permitem que a empresa mantenha a interação com seu público mesmo fora do horário comercial, agilizando o atendimento e tirando as dúvidas mais frequentes sem precisar do auxílio humano.
O risco de erros e mensagens ambíguas também diminuem com o seu uso, já que as respostas dos chatbots são previamente programadas e passaram por análise anterior da empresa, o que melhora a qualidade da interação com o público e pode até auxiliar a geração de leads, já que eles podem ser usados para conseguir informações pertinentes para diferentes setores da organização, como o de marketing e o de vendas.
Sua utilização é recomendada em casos de atividades repetitivas, tendo suas mensagens programadas por comandos definidos. Atualmente, os chatbots já conseguem atender ao público utilizando uma forma de linguagem mais cotidiana e descontraída, muito semelhante às respostas humanas. Além disso, é possível dar ao chatbot uma personalidade condizente com a empresa em questão, podendo escolher sua forma de comunicação e até mesmo o avatar que irá representá-lo.
Também é possível usar os robôs de comunicação dentro da empresa, para compartilhar informações entre os seus colaboradores, de forma que a troca de mensagens aconteça em um grupo restrito, apenas para funcionários. Isso facilita o gerenciamento de informação e comunicação interna.
Outra vantagem da utilização dos chatbots é que eles são capazes de processar um grande número de solicitações ao mesmo tempo, possibilitando o retorno simultâneo a diversos clientes. Isso também traz impacto financeiro positivo para a empresa, que não precisará aumentar sua equipe, tendo sua demanda atendida por um software especializado.
Os principais usos de chatbots atualmente são:
• Perguntas frequentes: muitas empresas preferem utilizar chatbots para responder as perguntas frequentes, já que elas são previamente definidas.
• Dados cadastrais: é possível utilizar chatbots para preenchimento e atualização de dados cadastrais dos funcionários de uma empresa e dos clientes em potencial, agilizando o trabalho do setor de Recursos Humanos e de marketing digital.
• Utilizar canais de comunicação variados: os chatbots estão presentes em diversos canais de comunicação, incluindo as redes sociais, que atualmente aparecem como meios importantes de comunicação.
• Agilidade nas respostas: a importância de atender o público com rapidez e qualidade tem impacto direto na reputação de uma empresa. A certeza de ter sua demanda atendida dá ao cliente mais segurança em relação à marca que consome.
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